一、范围本规则规定了归档文件的整理原则、一般要求、纸质归档文件的修整与装订、归档电子文件的整理要求等内容。本规则适用于各类机关、团体、企业事业单位和其他组...

一、范围本规则规定了归档文件的整理原则、一般要求、纸质归档文件的修整与装订、归档电子文件的整理要求等内容。本规则适用于各类机关、团体、企业事业单位和其他组织的归档文件整理工作。二、规范性引用文件以下文件对于本规则的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本规则。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规则。《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《电子文件归档与管理规范》三、术语和定义归档文件指在各类活动中直接形成的、具有查考利用价值的各种纸质文件材料和电子文件修整对纸质归档文件进行去污、修补、剪裁、折叠等处理，使之达到归档要求的过程装订将修整好的纸质归档文件按件进行固定的过程电子文件整理对电子文件进行分类、组织、命名、存储和元数据标引等过程，使之有序化的过程四、整理原则尊重原貌归档文件的整理应保持文件之间的有机联系，真实反映各项活动和历史面貌便于利用归档文件的整理应方便检索、查阅和利用，满足利用者的合理需求统一标准归档文件的整理应遵循统一的整理标准和规范，确保整理质量五、一般要求完整性归档文件应齐全完整，包括正文、附件、批复等相关文件材料准确性归档文件的分类、题名、日期等信息应准确无误规范性归档文件的格式、幅面、字体等应符合国家有关规定和标准六、纸质归档文件的修整去污对于沾有污渍的纸质文件，应采用适当的方法进行去污处理，如用橡皮擦、去污剂等，确保文件清晰可读修补对于破损的纸质文件，应进行修补，如用胶带、纸张等进行粘贴修补，确保文件完整剪裁对于幅面过大的纸质文件，应进行剪裁处理，使其符合归档要求的幅面尺寸折叠对于大幅面的纸质文件，应进行折叠处理，使其便于存储和查阅七、纸质归档文件的装订装订材料装订材料应选用符合档案保护要求的材料，如无酸纸、牛皮纸等装订方式装订方式应根据文件数量和厚度选择合适的方式，如三孔一线、塑料夹等装订要求装订应牢固、整齐、美观，不得损坏文件，不得影响文件的查阅和利用八、归档电子文件的整理要求分类电子文件应按照其性质、内容、形成时间等因素进行分类，确保分类合理、清晰组织电子文件应按照分类结果进行组织，建立相应的文件夹和子文件夹，确保文件有序存储命名电子文件的命名应简洁明了，能够准确反映文件的内容和属性，如“2023年度工作总结.docx”存储电子文件应存储在符合档案管理要求的存储介质上，如专用硬盘、光盘等元数据标引对于重要的电子文件，应进行元数据标引，包括文件名、创建者、创建日期、修改日期、文件大小等信息，以便于检索和利用九、监督与检查监督各单位应建立健全归档文件整理工作的监督机制，确保整理工作的规范性和有效性检查定期对归档文件整理工作进行检查，发现问题及时整改，确保归档文件的质量和完整性十、附则解释权本规则的解释权归[制定单位或机构名称]所有生效时间本规则自发布之日起生效以上是归档文件整理规则的简要概述，具体内容可能因实际情况和需要而有所不同。在实际操作中，应根据具体情况进行调整和完善。十一、纸质归档文件的保存与保护保存环境纸质归档文件应保存在干燥、通风、防火、防盗、防鼠、防尘、防虫、防霉、防光、防高温等适宜的环境中，以确保其长期保存的安全性和完整性防虫防霉应定期检查归档文件，发现虫蛀、霉变等现象应及时采取处理措施，如使用防虫剂、防霉剂等定期翻动对于长期保存的纸质归档文件，应定期进行翻动和晾晒，以防止文件粘连和变形十二、归档电子文件的备份与安全管理备份制度应建立完善的电子文件备份制度，定期对电子文件进行备份，以防止数据丢失或损坏备份介质备份介质应选择性能稳定、可靠性高的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等备份存储备份数据应存储在安全可靠的地方，避免与原始数据存放在同一地点，以防止因灾害等原因导致数据同时丢失安全管理应加强对归档电子文件的安全管理，采取加密、权限控制等措施，防止未经授权的访问和篡改十三、归档文件的利用与开放利用制度应建立完善的归档文件利用制度，明确利用范围、方式、程序等，确保归档文件的合理利用开放范围根据归档文件的密级和保密要求，确定合理的开放范围，满足公众的合法需求利用服务提供便捷的利用服务，如提供文件查阅、复制、摘录等，方便利用者获取所需信息十四、归档文件的鉴定与销毁鉴定工作定期对归档文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限，为文件的销毁提供依据销毁程序建立严格的文件销毁程序，对无保存价值的文件进行登记、审批、监销等步骤，确保销毁工作的规范性和安全性监督与检查对销毁工作进行监督与检查，防止因操作不当导致文件丢失或泄密十五、培训与宣传培训加强对归档文件整理工作人员的培训，提高其业务水平和操作技能，确保整理工作的质量宣传通过多种形式宣传归档文件整理工作的重要性和意义，提高全员的档案意识和参与度十六、附则修订与解释本规则由[制定单位或机构名称]负责修订和解释。如有需要，可根据实际情况对规则进行补充和完善施行日期本规则自发布之日起施行，原有相关规定与本规则不符的，以本规则为准以上是归档文件整理规则的续写部分，涵盖了纸质归档文件的保存与保护、归档电子文件的备份与安全管理、归档文件的利用与开放、归档文件的鉴定与销毁以及培训与宣传等方面的内容。这些规定旨在确保归档文件的安全、完整和有效利用，为组织和个人提供便捷的档案服务。请各单位和人员严格遵守本规则，共同维护良好的档案管理秩序。十七、档案信息化建设各单位应根据自身业务需求和档案特点，制定档案信息化建设的长远规划，明确信息化建设的目标、任务、措施和时间节点。加强档案信息化建设所需的基础设施建设，包括服务器、存储设备、网络设备等，确保信息化建设的硬件支持。对现有的纸质归档文件进行数字化加工，将其转化为电子文件，便于存储、传输和检索。建立档案信息管理系统，实现档案信息的数字化管理，包括档案信息的录入、存储、检索、利用等功能。加强档案信息化的安全管理，采取数据加密、权限控制、防病毒等措施，确保档案信息的安全性和完整性。十八、跨媒体与多元档案管理对于非纸质形式的归档文件，如照片、录音、录像等，应建立相应的管理制度，确保这些文件的妥善保存和有效管理。针对不同类型和格式的归档文件，应建立多元化的档案管理模式，包括电子文件、数字照片、多媒体文件等，以满足不同利用者的需求。十九、档案利用服务创新利用互联网技术，提供在线档案查询、下载、打印等服务，方便利用者随时随地获取档案信息。根据利用者的需求，提供个性化的档案服务，如定制化的档案汇编、专题研究等。设立档案咨询服务，为利用者提供档案利用过程中的专业指导和帮助。二十、监督检查与评估加强对归档文件整理工作的监督检查，定期对整理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。建立归档文件整理工作的评估机制，对整理工作进行全面、客观、公正的评估，为改进工作提供依据。二十一、附则本规则由[制定单位或机构名称]负责修订。如有需要，可根据实际情况对规则进行补充和完善。本规则自发布之日起施行，原有相关规定与本规则不符的，以本规则为准。本规则的解释权归[制定单位或机构名称]所有。以上是归档文件整理规则的继续补充部分，涵盖了档案信息化建设、跨媒体与多元档案管理、档案利用服务创新以及监督检查与评估等方面的内容。这些规定旨在推动档案管理工作的现代化、信息化和多元化发展，提高档案管理水平和服务质量。请各单位和人员认真贯彻执行本规则，共同推动归档文件整理工作的规范化、科学化和高效化。